So gut wie jeder hat in seinem Leben damit zu tun. Die meisten von uns sogar regelmäßig jeden Monat. Gemeint ist: Die Lohnabrechnung. Doch für viele bleibt sie ein Mysterium. Ein wiederkehrender, aber doch immer fremd bleibender Begleiter, der dafür sorgt, dass das erarbeitete Geld auf dem eigenen Konto landet. Grund genug, sich die Lohnabrechnung einmal genauer anzuschauen.

Lohn und Gehalt – ein und dasselbe?

Für viele Menschen haben diese beiden Begriffe dieselbe Bedeutung. Und dennoch unterscheiden sie sich grundlegend. Kurz gesagt: Bekommt ein Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber den monatlichen Verdienst unabhängig von der geleisteten Stundenanzahl, spricht man von Gehalt. Es ist also in aller Regel jeden Monat gleich hoch. Wird man dafür bezahlt, wie viel Stunden man gearbeitet hat, erhält man einen Lohn. Dieser kann also durchaus in der Höhe variieren.

Die Lohnabrechnung – eine Pflicht des Arbeitgebers

Jeder Arbeitgeber ist verpflichtet, für seine Arbeitnehmer eine Gehalt- oder Lohnabrechnung zu erstellen. Der Staat überträgt dem Arbeitgeber dadurch auch die Verpflichtung, alle gesetzlichen Abgaben korrekt abzuführen und die diese Zahlungen transparent zu dokumentieren. Dies ist ein sehr komplexer Vorgang. Hierbei sind zunächst die steuerlichen Vorschriften einzuhalten. Die Lohnsteuer sowie die Kirchensteuer muss anhand der persönlichen Steuermerkmale des Arbeitgebers in der richtigen Höhe an das zuständige Finanzamt abgeführt werden. Hier sind eine Fülle von Sonderfällen und Vergünstigungen zu berücksichtigen.

Des Weiteren ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Sozialabgaben für den Arbeitnehmer zu ermitteln und an die entsprechenden Kassen zu überweisen. Dies beinhaltet die Beiträge zur:

• Krankenversicherung
• Rentenversicherung
• Arbeitslosenversicherung
• Pflegeversicherung

Darüber hinaus ist die gesetzliche Unfallversicherung jährlich zu begleichen. In allen Fällen haftet der Arbeitgeber für falsch gezahlte Beiträge.

Das gewissenhafte und korrekte Durchführen der monatlichen Lohnabrechnungen ist also für den Arbeitgeber eine wichtige Aufgabe, die ihn im Falle von Versäumnissen viel Geld kosten kann. Aufgrund der zwischenzeitlich sehr komplexen Regelungen des Einzelfalles stellt dies recht hohe Anforderungen an die Personalabteilungen der Firmen. Viele setzen deshalb auch externe Lohnbuchhaltungsunternehmen ein, da es vor allem kleinen Firmen nur mit sehr viel Aufwand möglich ist, das enorme Wissen im Haus auf dem Laufenden zu halten. Vergeht doch kein Jahr, in dem es nicht Änderungen im Steuer- oder Sozialversicherungsrecht gibt. Da heute die überwiegende Zahl an monatlichen Abrechnungen elektronisch gemacht werden, kommt man um spezialisierte Softwareanwendungen nicht mehr herum. Vor allem da ein Großteil der Meldungen an die zuständigen Stellen (Finanzamt/Krankenkassen) mittlerweile elektronisch erfolgen müssen.

Outsourcen der Lohnbuchhaltung – macht das Sinn?

Das Outsourcing von Gebieten wird immer beliebter. Das ist auch kein Wunder. Schließlich möchte sich jedes Unternehmen auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und sich nicht um sekundäre Tätigkeiten kümmern, welche im Endeffekt mehr Geld und deutlich mehr an Zeit kosten. Beide Aspekte können im eigentlichen Kerngeschäft deutlich effektiver verwendet werden. Beim Outsourcing wird eine Tätigkeit an einen externen Dienstleister gegeben. Dies macht bei allen Tätigkeiten Sinn, welche nicht zum Tagesgeschäft gehören. Neben der Lohnbuchhaltung sind diverse IT Dienste, Marketing und auch Social Media Bereiche, welche gerne ausgelagert werden.

Das Auslagern bietet zudem den großen Vorteil, dass die Aufgabe in Expertenhände gegeben wird. Dadurch wird sichergestellt, dass die Aufgabe von Profis erledigt wird, welche sich Tagtäglich damit beschäftigen und somit die Kniffe der Branche kennen und sich regelmäßig weiterbilden zu neuen Themen und Gesetzen.